Rapat Efektif? Mungkinkah?

Bismillah…

19 Juni 2011

Siang itu, setelah menempuh perjalanan melintasi berbagai daerah, menunaikan janji bersama sahabat-sahabat, menembus dinginnya pagi, membelah ramainya pasar rutinan (tiap minggu), melawan teriknya mentari, sampailah kami di sebuah rumah makan. Saat itu peran saya hanya sebagai pendamping, bertugas menemani ibu pejabat😀. Pertama masuk, agak kaget, “haah dosen bahasa saya waktu semester 1”, lirik lagi ke samping, “oh tokoh terkenal”, “APAAAA?” saat itu saya baru sadar ternyata sekarang sedang berlangsung rapat para petinggi sebuah lembaga nasional. Rasa kikuk sempat singgah dalam diri, namun rasa itu tidak berlangsung lama, karna 2 kelapa muda datang menyapa, es kelapa muda beserta dawegan yg masih utuh dalam kelapa disajikan percis di depan mata, siapa yang tidak tergoda coba, beralihlah saya pada kelapa muda seraya berfikir keras, “bagaimana cara menghabiskannya dalam 10 menit?” karena perjanjian para petinggi untuk melangsungkan rapatnya hanya 10 menit saja.

Para petinggi sibuk berdiskusi, saya pun menyibukan diri mengotak-atik kelapa dan mencoba mendefinisikan rasa air kelapa tersebut. Baru saja saya menemukan formula susu manis yang terkandung di dalam kelapa, belum selesai pula saya menghabiskan es kelapa, rapat telah usai, padahal saya baru akan beralih meraih sendok untuk menyantap daging kelapanya. Subhanallah itu rapat yang cepat yang pernah saya simak dan berhasil memutuskan keputusan skala nasional.

Sesampainya di rumah, saya coba buka beberapa catatan yang sudah lama berdebu, tersimpan rapi di rak buku😀. Dari sana saya jadi inget materi yang pernah disampaikan tertanggal 20012010 ketika saya masih menjadi mahasiswa dulu😀, mengenai rapat efektif, singkat isinya begini :

  1. Rapat itu bukan arisan, nyampe, kumpul-kumpul, duduk-duduk, kocok-kocok, keluar nama, makan-makan, beres. Mending kalo langsung pulang, ini ditambah ngomongin sani sini, si ini, si itu.
  2. Rapat itu bukan Ghibahtainment, isisnya ngomongin oraaaaang mulu, kaga ada solusi, yang ada malah timbul dzon-dzon negatif dan catatan dosa yang teruntai panjang langsung ditulis malaikat.
  3. Rapat bukan obat nyamuk, bahasannya muteeeeeeer terus, tiada ujung, tiada pangkal, asaaaap aja yang muncul.
  4. Rapat bukan upacara bendera, “Pimpinan saya ambil alih”, “Siaaaaaaaaap GRAK!”, peserta rapat harus tunduk pada apa yang pimpinan perintahkan.
  5. Rapat bukan tinju, hajar sana hajar sini, hantam sana hamtam sini, patahin ini, patahin itu, ga peduli siapa yang benar, siapa yang salah, apa yang benar, apa yang salah, “yang penting saya menaaaaaaang!”
  6. Rapat bukan tenis meja, lempar sana, lempar sini, over sana, over sini, kapan kelarnya?
Kawan, yuk kita coba berfikir, sebenernya tujuan rapat kita tuh apa sih?, sayang donk waktu kita kalo dipake buat rapat yang sebenernya bisa dioptimalkan beberapa menit saja, ini sampe larut berhari-hari, ga beres-beres, kalo kata dosen filsafat saya mah “wasting time” eta teh.  Kayanya asik deh kalo rapat kita coba pake rumus 8A, ada apa aja? ini dia :
  1. Ada agenda, dengan tujuan yang jelas arah pembahasannya kemana.
  2. Ada batas waktu, kalo perlu sampe ke pembagian dan perencanaan waktunya.
  3. Ada tukar pendapat, apalagi ketika diskusi berlangsung.
  4. Ada keputusan rapat, pastinya.
  5. Ada notulensi, biar ga lupa apa yang udah kita rapatkan dan putuskan bersama teh.
  6. Ada evaluasi,  sudah tercapaikah tujuan rapatnya.
  7. Ada peserta, kalo ga ada pesertanya mah, merenung namanya, bukan rapat.
  8. Ada eksekutor, orang yang berperan sebagai pengambil final statment.
Saya yakin, sebenernya rekan-rekan dah pada tau tentang hal ini. Tapi percayalah, apa yang dibilang ‘BigBoss’ itu benar, bahwasannya “Pengalaman adalah guru terbaik”.
Yuk, kita ambil hikmah dari setiap apa yang kita hadapi. Semoga Allah ridho dengan apa yang kita kerjakan, dan kita mendapatkan hasil yang terbaik pada waktu yang tepat dari Allah SWT Sang Maha Kuasa, Maha Pengatur segalanya,
Wallahu’alam…

2 thoughts on “Rapat Efektif? Mungkinkah?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s